Steeds meer bedrijven kiezen voor een virtueel kantoor. Maar wat is dat precies? Wat zijn de voordelen? Er zijn zelfs bedrijven die helemaal geen fysiek kantoor meer hebben. Alle medewerkers werken thuis of op locatie bij de klant. Het kantoor, waar voorheen dagelijks mensen achter bureaus zaten is er niet meer. De huur is opgezegd of het pand is verkocht. Bedrijven stappen massaal over op digitaal werken, omdat het veel voordelen biedt.
Run je business waar je maar wilt
Werken op afstand is de basis van het virtuele kantoor. Iedereen kan inloggen op het netwerk van de zaak zonder daadwerkelijk op kantoor aanwezig te zijn. Collega’s kunnen samen aan een document werken. Er kan vergaderd worden en de leidinggevende kan ook digitaal een 1 op 1 gesprek voeren met een medewerker. Dat kan vanuit huis, maar feitelijk op elke locatie in de wereld. Er zijn CEO’s die zonder problemen hun bedrijven runnen over de hele wereld.
Heeft een virtueel kantoor ook nadelen?
Er zitten een paar nadelen aan een virtueel kantoor. De onderlinge binding en de bedrijfscultuur kunnen eronder lijden. Collega’s die elkaar nooit meer persoonlijk spreken kunnen de binding met het bedrijf kwijtraken. Daarom kiezen veel bedrijven die werken met een virtueel kantoor bewust voor momenten waarop collega’s elkaar zien en spreken. Dit kan voor werk zijn, maar ook door samen iets leuks te doen, zoals een sportieve middag of samen naar een event. Een ander nadeel is dat leidinggevenden minder zicht hebben op hun medewerkers. Werken ze wel hard genoeg? Of: werken ze niet te hard? Dit punt kan worden ondervangen door regelmatig overleg te hebben met medewerkers. Veel chefs op een virtueel kantoor plannen daarom vaste overlegmomenten met hun medewerkers. Tijdens deze gesprekken is er niet alleen aandacht voor de planning van de komende week maar is er ook ruimte om persoonlijke dingen te bespreken zoals de werkbelasting, het functioneren of wensen voor verandering van functie en het volgen van trainingen.
Wat als u volledig virtueel wilt gaan werken?
Als u de huur van uw kantoorruimte wilt opzeggen dan kunt u volledig overstappen op het virtuele kantoor. Hiervoor zijn pakketten beschikbaar met diensten die aansluiten bij waar u behoefte aan heeft. Een fysiek bedrijfsadres bijvoorbeeld en een lokaal telefoonnummer. Een pakket voor een virtueel kantoor kan ook maildiensten inhouden, of telefoonbeantwoording. Een live receptionist die post in ontvangst neemt of post klaarmaakt voor verzending is ook een mogelijkheid. En natuurlijk de optie om een vergaderruimte te gebruiken voor overleg of andere ontmoetingen tussen medewerkers of met klanten. Doordat u op afroep gebruik kunt maken van diensten en deze gemakkelijk kunt aanpassen als uw behoeften wijzigen.
Waarom kiezen bedrijven voor een virtueel kantoor?
Het werken op afstand kwam in een stroomversnelling door de uitbraak van corona in 2020. Het advies vanuit de overheid was ‘werk thuis als dat kan’. Ineens was er veel mogelijk. Waren bedrijven eerst nog terughoudend met thuiswerken, toen corona dit noodzakelijk maakte zagen velen ineens de voordelen. Werk en privé konden makkelijker worden gecombineerd. Werknemers stonden niet meer dagelijks urenlang in de file. Werktijd kon veel efficiënter worden ingedeeld. En, ook niet onbelangrijk, er zijn geen of veel minder vierkante meters kantoorruimte nodig. Veel bedrijven besloten dan ook om het virtuele kantoor in stand te houden toen de coronamaatregelen werden opgeheven. Met medewerkers worden afspraken gemaakt voor geheel of gedeeltelijk thuis werken. Kantoren worden anders ingericht, het worden meer ontmoetingsplaatsen voor overleg en creatief denken. De 9 tot 5 op kantoor dagen behoren voorgoed tot het verleden.