Een nieuwe dienst, een extra medewerker of een verhuizing: je onderneming blijft zich ontwikkelen. Maar veranderen je bedrijfsgegevens ook mee? Wat bij de start correct in het Handelsregister stond, kan inmiddels verouderd zijn.
Bij Zakelijkhuren24 helpen wij ondernemers met een zakelijk adres en de ontvangst van hun zakelijke post. Een goede bereikbaarheid begint met de juiste gegevens. Daarom adviseren wij om je KVK-inschrijving regelmatig te controleren, ook wanneer er geen grote veranderingen lijken te zijn.
Waarom correcte bedrijfsgegevens belangrijk zijn
Klanten en leveranciers kunnen het Handelsregister gebruiken om je onderneming te controleren. Ook banken, verzekeraars en overheidsinstanties raadplegen je registratie.
Als je bedrijfsnaam, activiteiten of adres niet aansluiten op de werkelijkheid, kan dat vragen oproepen. Een klant ziet bijvoorbeeld een andere handelsnaam op je offerte dan in je registratie. Of een verzekeraar gaat uit van werkzaamheden die je inmiddels niet meer uitvoert.
Een controle van je inschrijving helpt zulke verschillen tijdig te ontdekken. Besteed daarbij aandacht aan de volgende vijf onderdelen.
1. Passen je bedrijfsactiviteiten nog bij je onderneming?
Misschien begon je als webdesigner en verzorg je inmiddels ook online marketing. Of je verkocht eerst alleen producten via een webshop en levert nu daarnaast advies.
Controleer of de omschrijving van je bedrijfsactiviteiten nog duidelijk weergeeft wat je doet. Kijk zowel naar nieuwe werkzaamheden als naar activiteiten waarmee je bent gestopt. De geregistreerde activiteiten en bijbehorende SBI-codes kunnen relevant zijn voor onder meer verzekeringen en vergunningen.
Beschrijf je werkzaamheden concreet. Een omschrijving die ooit bij je plannen paste, hoeft niet meer aan te sluiten op je huidige bedrijf.
2. Staat het juiste zakelijke adres geregistreerd?
Na een verhuizing vraagt de dagelijkse bedrijfsvoering vaak alle aandacht. Werkplekken moeten worden ingericht, spullen verplaatst en klanten geïnformeerd. De adresregistratie verdient daarbij een eigen plek op de checklist.
Houd je bezoekadres en postadres uit elkaar. Het bezoekadres is het adres waar je onderneming is gevestigd. Het postadres is bedoeld voor de ontvangst van zakelijke correspondentie. Die adressen kunnen gelijk zijn, maar vervullen verschillende functies.
Een ander postadres betekent dus niet automatisch dat ook je vestigingsadres verandert. Wil je je zakelijke correspondentie op een afzonderlijk adres ontvangen? Lees dan meer over een zakelijk postadres.
3. Klopt wie namens je bedrijf mag tekenen?
Wie mag namens je onderneming overeenkomsten sluiten of andere zakelijke afspraken maken? Controleer of de geregistreerde tekenbevoegdheid nog aansluit op je situatie.
Dit verdient extra aandacht wanneer een bestuurder of vennoot vertrekt, iemand toetreedt of een eerder verleende volmacht verandert. Ga er niet vanuit dat een interne afspraak ook automatisch in het Handelsregister wordt verwerkt.
4. Is het aantal werkzame personen nog actueel?
Heb je personeel aangenomen of is je team juist kleiner geworden? Controleer dan het geregistreerde aantal werkzame personen.
Let erop dat dit niet uitsluitend om werknemers kan gaan. Ook meewerkende eigenaren, vennoten en bestuurders kunnen meetellen. Bekijk daarom welke personen binnen je onderneming onder de registratie vallen.
5. Zijn je handelsnamen correct vastgelegd?
Ondernemers gebruiken soms een nieuwe bedrijfsnaam voor een aanvullende dienst of een andere doelgroep. Controleer of de handelsnamen waaronder je daadwerkelijk zakendoet ook goed zijn geregistreerd.
Bekijk daarnaast je website, offertes en facturen. Kunnen klanten duidelijk herkennen met welke onderneming zij zaken doen? Een consistente vermelding voorkomt onnodige verwarring.
Een adreswijziging vraagt om meer dan één aanpassing
Wanneer je bezoekadres verandert, geeft de KVK deze wijziging door aan de Belastingdienst. Een wijziging van alleen je postadres moet je zelf aan de Belastingdienst doorgeven. Andere organisaties ontvangen je adreswijziging niet automatisch van de KVK.
Maak daarom een eigen lijst met partijen die je juiste adres nodig hebben. Denk aan je bank, verzekeraar, boekhouder, leveranciers en klanten. Controleer ook je factuursjabloon, e-mailhandtekening en bedrijfsvermeldingen.
Onze uitleg over het wijzigen van je KVK-postadres helpt je om het onderscheid tussen je adressen helder te houden.
Maak de controle onderdeel van je administratie
Plan bijvoorbeeld jaarlijks een vast moment om je bedrijfsgegevens na te lopen. Wacht daar niet op als je tussentijds verhuist, nieuwe activiteiten begint of belangrijke wijzigingen binnen je onderneming doorvoert.
Zo houd je je registratie, zakelijke communicatie en bereikbaarheid in lijn met het bedrijf dat je vandaag voert.